Durchrechnung im KV Hotel- und Gastgewerbe: Fristen und Grenzen

Die Durchrechnung erlaubt es, die Normalarbeitszeit innerhalb eines vereinbarten Zeitraums ungleich zu verteilen und dabei die wöchentliche Normalarbeitszeit zeitweise zu überschreiten, ohne dass daraus sofort Überstunden entstehen. Für die Personalverrechnung ist das nur dann beherrschbar, wenn Beginn, Dauer und Ende des Zeitraums dokumentiert sind, die Tages- und Wochengrenzen sauber getrennt werden und die Abrechnung am Ende der Periode termingerecht erfolgt.

Maßgeblich ist Abschnitt V des Kollektivvertrags Hotel- und Gastgewerbe, der für Arbeiter:innen und Angestellte seit 1.11.2024 in einer Rahmenfassung gilt, gemeinsam mit § 4 Abs 6 AZG als gesetzlicher Öffnung. Auf den WKO-Seiten zur Lohnrunde 2026 sind keine Änderungen der Rahmenregeln ausgewiesen; die aktuelle Fassung ist vor der Anwendung zu prüfen.

Schriftform: die Vereinbarung ist Voraussetzung

Nach KV V.1 setzt eine wirksame Durchrechnung voraus, dass Beginn, Dauer und Ende des Durchrechnungszeitraums je Arbeitnehmer:in schriftlich vereinbart werden. In Betrieben mit Betriebsrat ist die Durchrechnung in einer Betriebsvereinbarung zu regeln; eine bloße Individualvereinbarung reicht in diesem Fall nicht aus. Die Zuständigkeit des Betriebsrats ist daher vorab zu klären und im Zeitaufzeichnungssystem abzubilden.

Ohne wirksame Vereinbarung greift die Grundregel des Arbeitszeitgesetzes: Alle Stunden über 8 Stunden pro Tag oder über 40 Stunden pro Woche sind als Überstunden zu werten und entsprechend abzurechnen. Die fehlende Schriftform ist damit kein Formalverstoß ohne Folgen, sondern verschiebt die Entgeltklassifizierung der geleisteten Stunden. Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums sind überdies nach § 26 Abs 1 AZG festzuhalten.

Länge des Durchrechnungszeitraums

Die zulässige Dauer hängt von der Vertragsart ab. Für Arbeitnehmer:innen mit unbefristetem Vertrag oder mit einer Befristung von mehr als 9 Monaten kann nach KV V.2.a ein Durchrechnungszeitraum von bis zu 26 Kalenderwochen oder bis zu 6 Kalendermonaten vereinbart werden. Auf einen Durchrechnungszeitraum folgt unmittelbar der nächste, die Perioden liegen also lückenlos aneinander. Eine einzelne vereinbarte Verlängerung um bis zu 4 Wochen unterbricht den Zeitraum nicht.

Bei Befristungen bis 9 Monate gilt KV V.2.b: Der Durchrechnungszeitraum entspricht der Dauer der vereinbarten Befristung und endet jedenfalls nach 9 Monaten.

Eine Vereinbarung, die diese Grenzen überschreitet, ist zu korrigieren. Bis zur Klärung sind die betroffenen Stunden nach den Grundregeln zu behandeln, das heißt alles über 8 Stunden oder über 40 Stunden als Überstunden.

Die Grenzen: 9 Stunden täglich, 48 Stunden wöchentlich

Innerhalb des Durchrechnungszeitraums beträgt die tägliche Normalarbeitszeit für Vollzeit- wie auch Teilzeitbeschäftigte maximal 9 Stunden (KV V.4). Das entspricht dem letzten Satz des § 4 Abs 6 AZG, wonach die tägliche Normalarbeitszeit 9 Stunden nicht überschreiten darf. Stunden über 9 an einem Dienstag sind damit Überstunden, auch wenn der Wochen- und Periodendurchschnitt noch im Rahmen läge. Nach KV V.5 sind alle Arbeitsleistungen außerhalb der durchrechenbaren Stunden entgeltrechtlich als zuschlagspflichtige Überstunden zu behandeln.

Wöchentlich gilt nach KV V.3 für Vollzeitbeschäftigte eine Grenze von bis zu 48 Stunden. Bei Teilzeitbeschäftigten darf die vereinbarte wöchentliche Normalarbeitszeit um bis zu 8 Stunden überschritten werden, also beispielsweise 25 vereinbarte Stunden bis zu 33 Stunden. Der Überschuss ist zu klassifizieren und gesondert auszuweisen. Das Arbeitszeitgesetz unterscheidet dabei nach der Länge des Durchrechnungszeitraums: bis zu 8 Wochen höchstens 50 Stunden, bei einem längeren Zeitraum höchstens 48 Stunden (§ 4 Abs 6 Z 1 und Z 2). Die zulässigen Höchstarbeitszeiten bleiben davon unberührt und begrenzen die Gesamtarbeitszeit, nicht nur die Normalarbeitszeit.

Im Durchschnitt eines rollierenden Zeitraums von 26 Wochen darf die Wochenarbeitszeit 48 Stunden nicht überschreiten (§ 9 Abs 4 AZG, KV IV.5); der Wortlaut ist vor der Anwendung in der amtlichen Fassung zu prüfen.

Durchschnittlich zwei arbeitsfreie Tage

Nach KV V.6 dürfen die Arbeitsstunden so auf die einzelnen Wochentage verteilt werden, dass lediglich die gesetzlich vorgeschriebene Wochenruhe von 36 Stunden eingehalten wird, wobei ein ganzer Kalendertag einzuschließen ist. Durchschnittlich sind jedoch mindestens zwei arbeitsfreie Tage je im Durchrechnungszeitraum enthaltener Kalenderwoche zu gewähren, bei 26 Kalenderwochen wären das 52 arbeitsfreie Tage.

Ist dieser Durchschnitt nicht erfüllt, steht für jeden fehlenden arbeitsfreien Tag ein Zuschlag in der Höhe von 50 % eines Fünftels der vereinbarten wöchentlichen Normalarbeitszeit zu, bei Vollzeit also 40/5 mal 0,5, somit 4 Stunden je fehlendem Tag. Für Teilzeitbeschäftigte ist die vereinbarte wöchentliche Normalarbeitszeit heranzuziehen, bei 20 Stunden ergibt das 2 Stunden je fehlendem Tag. Der Zuschlag ist ein Entgeltanspruch aus der Abrechnung, keine Verhinderung der Arbeitsplanung.

Abrechnung am Ende des Durchrechnungszeitraums

Zum Ende des Durchrechnungszeitraums ist ein Saldo aller Stunden zu bilden, die über dem Durchschnitt der vereinbarten wöchentlichen Normalarbeitszeit liegen (KV V.9). Praktisch heißt das: Summe der im Zeitraum geleisteten Normalarbeitszeit abzüglich der Anzahl der Kalenderwochen mal vereinbarte wöchentliche Normalarbeitszeit, bei Teilwochen aliquot. Ein positives Guthaben ist binnen zwei Wochen zur Verfügung zu stellen und entgeltrechtlich als zuschlagspflichtige Überstunden mit 50 % Zuschlag auszuweisen; für Teilzeitbeschäftigte gilt das ebenfalls (KV XI.3). Bei 26 Wochen und 1.050 statt 1.040 Normalstunden sind das 10 Überstunden mit 50 % Zuschlag.

Die zeitlichen Vorgaben sind in der Lohnverrechnung nachzuhalten: Die Aufstellung des Saldos ist binnen zwei Wochen nach Ende des Durchrechnungszeitraums zu erstellen, die Auszahlung hat spätestens in der zweiten Lohnverrechnung nach Periodenende zu erfolgen. Zusätzlich ist nach Ende jedes Kalendermonats binnen zwei Wochen eine Aufstellung der Zeitguthaben beziehungsweise Zeitschulden zur Verfügung zu stellen (KV V.8). Beachtet werden müssen auch die Verfallsregeln: Überstundenansprüche verfallen nach 4 Monaten. Die Verfallsfristen sind gehemmt, solange die Übermittlung der Aufzeichnungen nach § 26 Abs 8 AZG verwehrt wird oder wenn wegen fehlender Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unzumutbar ist (§ 26 Abs 9 AZG).

Der Zeitraum endet vorzeitig mit dem Ende des Vertrags, mit einer Änderung der vereinbarten Arbeitszeit, mit dem Beginn einer Pflege-, Bildungs- oder Elternteilzeit sowie mit einer Karenz (KV V.10). In diesen Fällen ist der Saldo ebenfalls zum frühen Periodenende abzurechnen.

Dokumentation und Aufzeichnung

Nach § 26 Abs 1 AZG sind Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraums festzuhalten; das gilt unabhängig davon, welche Form der Zeitaufzeichnung im Betrieb gewählt wird. Hinzu kommen die monatliche Saldo-Aufstellung und die Salden-Aufstellung zum Periodenende. Die Klassifikation der Stunden je Tag und je Kalenderwoche muss aus den Aufzeichnungen ableitbar sein, weil Tagesgrenze, Wochengrenze und Periodensaldo unterschiedliche Prüfobjekte sind.

Checkliste für die Lohnverrechnung

• Schriftliche Vereinbarung mit Beginn, Dauer und Ende des Durchrechnungszeitraums je Arbeitnehmer:in vorhanden
• Bei bestehendem Betriebsrat: Durchrechnung in einer Betriebsvereinbarung geregelt
• Periodenlänge geprüft, 26 Kalenderwochen oder 6 Kalendermonate bei unbefristeten Verträgen, längstens 9 Monate bei kurzer Befristung
• Folgeperioden lückenlos aneinandergereiht, Verlängerungen um höchstens 4 Wochen berücksichtigt
• Tagesgrenze 9 Stunden und Wochengrenze 48 Stunden bei Vollzeit geprüft, bei Teilzeit die vereinbarte Wochenarbeitszeit plus 8 Stunden
• Freie Tage im Periodendurchschnitt ausgezählt und Zuschlag je fehlendem Tag kalkuliert
• Monatliche Guthaben- und Schuldenaufstellung binnen zwei Wochen nach Monatsende erstellt
• Saldenabrechnung zum Periodenende binnen zwei Wochen, Auszahlung spätestens in der zweiten Lohnverrechnung danach

Rechtsgrundlagen

• AZG § 4 Abs 6 (Öffnung für die Durchrechnung, Tagesgrenze, Wochengrenzen je nach Periodenlänge)
• AZG § 9 Abs 4 (Durchschnittliche Wochenarbeitszeit über 26 Wochen; Wortlaut vor Anwendung in der amtlichen Fassung prüfen)
• AZG § 26 Abs 1, Abs 8 und Abs 9 (Aufzeichnung von Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums, Aufstellungen, Hemmung der Verfallsfristen)
• KV Hotel- und Gastgewerbe, Abschnitt V (V.1 Schriftform, V.2 Periodenlänge, V.3 Wochengrenzen, V.4 Tagesgrenze, V.5 Überstunden, V.6 arbeitsfreie Tage, V.8 bis V.10 Aufstellung und Beendigung)
• KV Hotel- und Gastgewerbe, Abschnitt XI.3
• ARG § 4
• WKO Erläuterungen zu KV IV und V

Wie Zeiterfassung unterstützt

Eine Zeiterfassung kann die hier genannten Punkte im Sinne von Regelprüfungen abdecken: sie speichert die schriftlich vereinbarte Periodenlänge mit Beginn und Ende, prüft je Tag die Tagesgrenze von 9 Stunden und je Kalenderwoche die Wochengrenze, zählt die vollständig arbeitsfreien Tage gegen den Periodendurchschnitt und weist den Saldo zum Periodenende sowie die monatlichen Guthaben und Zeitschulden als Aufstellung aus. Die erfassten Stunden werden als Importdatei in die Lohnverrechnungssoftware übergeben, zugeordnet zu den Lohnarten der Kanzlei, sodass die Klassifikation als Normalstunde beziehungsweise zuschlagspflichtige Überstunde in der Personalverrechnung fortgeführt wird.